Card image cap

সবচেয়ে আকর্ষণীয় ও সফল অ্যালামনাই ইভেন্ট পরিচালনা করবেন কীভাবে?

বটতলার আড্ডা, কলেজের কালচারাল প্রোগ্রাম বা লেকচার হলে প্রিয় শিক্ষকের লেকচারের সাথে ঝাড়ি খাওয়ার সেই দিনগুলো ভুলে যেতে কে চায়! কিন্তু হায়, সময়ের নিদারুণ রসিকতায় চাইলেও ধরে রাখা যায়না সেইসব সোনালি দিন। একসময়ের নবীন হয়ে যায় প্রাক্তন শিক্ষার্থী-অ্যালামনাই! দু-চার বছরে দেখা হয় কোন ইভেন্টে!
শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানের অ্যালামনাইদের কাছে এহেন অ্যালামনাই ইভেন্ট হচ্ছে পুনরায় প্রতিষ্ঠানে ফিরে আসার মোক্ষম সুযোগ। অনেক অ্যালামনাই শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানের পাঠ চুকিয়েই নানা ব্যস্ততায় হারিয়ে যান আবার কেউ কেউ হয়তো যোগাযোগ রাখে। কিন্তু একটি সুপরিকল্পিত ও সফল অ্যালামনাই ইভেন্টই পারে সকল প্রাক্তন শিক্ষার্থীদের পুনরায় একজায়গায় জড়ো করতে। তারা তাদের পুরোনো দিনে ফিরে না যেতে পারলেও পারে শিক্ষাজীবনের স্মৃতি ও আবেগ কে পুনরিজ্জীবিত করতে। এজন্য সকলেই চায় তাদের ইভেন্টটি রোমাঞ্চকর ও স্মরণীয় করতে।
আবার অ্যালামনাই ইভেন্টগুলি প্রাক্তন ছাত্রদের দুর্দান্ত সুযোগ করে দেয় তাদের ব্যক্তিগত এবং প্রাতিষ্ঠানিক নেটওয়ার্ক প্রসারিত করার মাধ্যমে কার্যকরী করে তুলতে। আপনি বা কোন অ্যালামনাই যদি প্রতিষ্ঠানের জন্য তহবিল জোগাড়ের সন্ধান করছেন, স্বেচ্ছাসেবীদের খোঁজার চেষ্টা করছেন বা নতুন শিক্ষার্থী / কর্মচারী নিয়োগ করতে চাচ্ছেন সেক্ষেত্রে পুরনো শিক্ষার্থীদের এলামনাই নেটওয়ার্ক বেশ ফলপ্রসূ। আবার যেকোন অ্যালামনাই ইভেন্ট প্রতিষ্ঠানের ভাবমূর্তি বাড়িয়ে তুলতেও সাহায্য করে। তো দেখাই যাচ্ছে, অ্যালামনাই ইভেন্ট গুরুত্ব বিবেচনায় মোটেও হেলা ফেলায় করার মতো কোন প্রোগ্রাম নয়। আর এজন্য একটি সফল ও আকর্ষণীয় ইভেন্ট পরিচালনা করতে অবশ্যই ভালো পরিকল্পনা ও তার বাস্তবায়ন জরুরি।
আসুন কীভাবে আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের অ্যালামনাই ইভেন্টটি অসাধারণভাবে করতে পারবেন সে বিষয়ে আলোচনা করা যাক।

আপনার ইভেন্ট এর উদ্দেশ্য কী?

প্রথমে ঠিক করুন ইভেন্ট শেষে আপনি কী আশা করেন। অর্থাৎ ইভেন্ট আয়োজনের মূল উদ্দেশ্য কী। আপনি কি চান আপনার প্রতিষ্ঠানের প্রাক্তন ছাত্রদের স্মৃতিময় সময় কাটানোর ব্যবস্থা করতে, নাকি ইভেন্টটি আপনার কোন একাডেমিক প্রোজেক্ট, বা কাজে সাহায্য করার জন্য। অথবা হতে পারে দুটোই। মনে রাখবেন ইভেন্টটির সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ সাবজেক্ট হলেন অ্যালামনাইরা নিজে। সুতরাং আপনি যেভাবে ইভেন্ট পরিকল্পনা করছেন তা কী তাদের কাছে আকর্ষণীয় মনে হবে কিনা তা ভেবে দেখুন। দেখুন তাদের জন্য আপনার কাছে এমন কী কী বিষয় রয়েছে যা দেখে তারা এই ইভেন্টে এ অংশ নিতে উৎসাহী হবেন।
আপনার ইভেন্ট এর উদ্দ্যেশ্য তাদের কাছে পরিষ্কারভাবে তুলে ধরুন। তাদের মতামত নিন ও তাদের আগ্রহ আছে কিনা লক্ষ্য করুন। আপনার কাছে ইভেন্ট এর জন্য ইতোমধ্যে তৈরি করা কোন শর্টলিস্ট থাকলে সেটি নিয়েও তাদের মতামত নিতে পারেন। আর অবশ্যই অ্যালামনাইদের বয়স ও তাদের ব্যক্তিগত ব্যাকগ্রাউন্ড এর কথা মাথায় রেখেও পরিকল্পনা করা উচিত।

একটি আকর্ষণীয় ভেন্যু তৈরি করুন

অবশ্যই যেকোনো ইভেন্ট এর জন্য ভেন্যু বা জায়গা হচ্ছে একটি গুরুত্বপূর্ণ ফ্যাক্টর। আপনি যেখানে আপনার ইভেন্টটি হোস্ট করতে চাচ্ছেন সে স্থানটিও আপনার অনুষ্ঠানকে আকর্ষণীয় করার ক্ষেত্রেও গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করবে। সেক্ষেত্রে আপনি অ্যালামনাইদের বিভিন্ন সূচক বের করে বিবেচনায় আনতে পারেন। যেমন হতে পারে আপনি যে শিক্ষাবর্ষের অ্যালামনাই গ্রুপ এর জন্য ইভেন্টটি করছেন তারা সাম্প্রতিককালে গ্রাজুয়েট হয়েছেন। তাদের জন্য আপনি শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের বাইরের এলাকা নির্বাচন করতে পারেন। যদিও অ্যালামনাইদের সাথে শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানই থাকে মূল সংযোগস্থাপনকারী তবুও নতুন অ্যালামনাইরা হয়তো শিক্ষাপ্রতিষ্ঠানের সাথে জড়িত স্থানগুলো কম পছন্দ করবেন আবার পুরাতন অ্যালামনাইরা হয়তো স্মৃতিচারণ ও নস্টালজিয়া থেকে শিক্ষা প্রতিষ্ঠানকে বা এর আশেপাশের এলাকাই বেছে নিবেন। উভয়ক্ষেত্রেই তাদের কাছ থেকেও মতামত নিন। এছাড়া আপনার প্রতিষ্ঠান থেকে কোন ঐতিহাসিক স্থান, প্রাকৃতিক সৌন্দর্য ঘেরা জায়গা ইত্যাদি চাহিদামতো জায়গায় ইভেন্টটি রাখার ব্যবস্থা করতে পারেন। প্যাকেজ ব্যবস্থায় নিতে পারেন। একদিনের প্রোগ্রামের বদলে কিছুটা সময় বাড়িয়ে আকর্ষণীয় জায়গায় ইভেন্ট রাখতে পারেন।

বৈচিত্র্যময় ইভেন্ট

যদিও একটি ইউনিক প্রোগ্রাম রাখার জন্য আপনাকে সকলের চাহিদা আগ্রহ ইত্যাদি বিষয়ে ধারণার প্রয়োজন। কিন্তু সবসময় আপনার পক্ষে সবার পছন্দ সম্পর্কে ধারণা লাভ করা সম্ভব নাও হতে পারে। সেক্ষেত্রে আপনার ইভেন্টটিকে আকর্ষণীয় করতে এমন কিছু প্রোগ্রাম রাখুন যাতে সকলের পছন্দমতো কিছু থাকে। হতে পারে কোন আউটডোর খেলা বা কারো যদি খেলাধুলা না পছন্দ হয়ে থাকে তবে গান, কবিতা মাধ্যমে প্রতিযোগিতা বা অন্য কোন ইনডোর প্রোগ্রামের ব্যবস্থাও রাখতে পারেন। মোট কথা তাদের এমন একটি অভিজ্ঞতা দেওয়ার চেষ্টা করুন যা তারা সহজেই অন্য কোথাও পায় না।
আবার আপনি ওয়ার্কশপ ধরনের প্রোগ্রাম রাখতে পারেন। হয়তো প্রাক্তন ছাত্ররা তাদের সিভি রাইটিং এবং সাক্ষাত্কার দক্ষতা বাড়াতে চাচ্ছেন, আপনি একজন হাই প্রোফাইল রিক্রিউটার কে আপনার প্রোগ্রামে নিয়ে আসলেন এবং তার কাছ থেকে তাদের জন্য কিনোট রাখার ব্যবস্থা করলেন। এছাড়া প্রোগ্রামে কোন শিল্পী বা লেখককে নিয়ে আসতে পারেন যা আপনার ইভেন্টকে একটি আলাদা মাত্রা দিবে।
এলামনাই নেটওয়ার্ক অভিজ্ঞতা ও সুযোগ আদান প্রদানের একটি ভালো ক্ষেত্র হিসেবে কাজ করে। আপনার হয়তো এমন প্রাক্তন শিক্ষার্থী বা কর্মচারী রয়েছে যারা ক্যারিয়ারে উল্লেখযোগ্য সাফল্য খুঁজে পেয়েছেন, আপনি তাদেরকে একটি ওয়ার্কশপ হোস্ট করতে বলতে পারেন বা আগ্রহীদের তাদের সংস্থা / কারখানার একটি ট্যুর দিতে বলতে পারেন। এধরণের অফিশিয়াল প্রোগ্রামও পরিচালনা করতে পারেন তবে অবশ্যই আপনার অ্যালামনাই এবং বাকি সদস্যরা আগ্রহী কিনা তা লক্ষ্য রাখুন।

ফ্যামিলি এবং ফ্রেন্ডস সহ আমন্ত্রণ করুন

অ্যালামনাই ইভেন্ট এ আপনি যদি তাদের পরিবার ও ফ্যামিলি নিয়ে আসার জন্য আমন্ত্রন করেন তবে আপনার ইভেন্টে অংশগ্রহণকারীর সংখ্যা যেমন বাড়বে তেমনি কিছুটা বৈচিত্র আনতে পারবেন। তবে এক্ষেত্রেও তাদের মতামত নিন। কেউ কেউ হয়তো পরিবার সহ স্বাচ্ছন্দ্যবোধ নাও করতে পারেন, আবার কেউ কেউ হয়তো পরিবারসহ উপস্থিত থাকাকেই প্রাধান্য দিবেন। এছাড়া সদস্যদের বন্ধু এবং পরিবারের কাছে আপনার ইভেন্টের ইনভাইটেশন পৌঁছানোর মাধ্যমে আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের ভাবমূর্তি এবং উপস্থিতি উভয়ই বাড়িয়ে নিতে পারেন। আপনি যদি সাপ্তাহিক বন্ধের দিনে কোনো ইভেন্টের আয়োজন করার পরিকল্পনা করেন তাহলে কোনো বিনোদনমূলক স্থান বেছে নিতে পারেন। প্রাপ্তবয়স্কদের সাথে বাচ্চাদের কথাটিও মাথায় রাখুন। বাচ্চারাও উপভোগ করতে থাকলে অ্যালামনাইরাও খুশি থাকবেন আর আপনার ইভেন্টটি সফল হুওয়ার সম্ভাবনা বাড়বে। সবসময়ই অনেক বড় কিছু করার দরকার নেই, পার্কের লো-কী পিকনিকের মতো সহজ হতে পারে বা বিভিন্ন পর্যায়ের ছোট ছোট কিছু অনুষ্ঠান যেখানে সবাই অংশগ্রহণ করতে পারেন। আপনি চাইলে সাথে মিউজিয়াম বা চিড়িয়াখানা ট্যুর এর ব্যবস্থাও করতে পারেন।

প্রতিযোগিতামূলক ইভেন্টস রাখা

এছাড়া প্রতিযোগিতামূলক ইভেন্ট একটি ভালো বিনোদনের উপায়। নিজেদের মধ্যে স্পোর্টস ম্যাচ এর আয়োজন করতে পারেন। আপনি যদি সফলভাবে করতে পারেন তবে এই মিডিয়াম গুলো ব্যবহার করে ফান্ড রেইজিং এর মতো কাজগুলোও করে নেয়া যায় এবং একইসাথে দারুণ একটি সময় কাটানো যায়।
তবে ইভেন্টগুলো প্রাতিষ্ঠানিক অ্যাথলেটিক ইভেন্টগুলিতে সীমাবদ্ধ করবেন না। ক্রিয়েটিভ বা ইন্টারেস্টিং কোন প্রতিযোগিতা রাখুন। তবে কিছু পুরোনো ধাচের প্রতিযোগিতাও রাখতে পারেন কিছু নস্টালজিয়ার জন্য। তবে ইন্টারেস্টিং ইভেন্টসগুলো বেশি রাখুন যাতে সবাই অংশগ্রহণ করতে পারে।

প্রয়োজনে নির্দিষ্ট এমাউন্ট এর চার্জ রাখুন

অবশ্যই একটি আকর্ষণীয় ইভেন্ট এর জন্য শুধু পরিকল্পনাই নয় অর্থের প্রয়োজন কিন্তু কোন অংশেই কম নয়। ইভেন্টগুলি সুন্দরভাবে উপস্থাপনের জন্য আপনার যদি অর্থ প্রয়োজন হয় যা আপনি আপনার প্রাতিষ্ঠানিক ফান্ড থেকে দিতে পারছেন না সেসব ক্ষেত্রে অ্যালামনাইদের কাছ থেকে নির্দিষ্ট অ্যামাউন্ট চার্জ হিসেবে নিতে পারেন। এভাবে আপনি ইভেন্ট এর মান ধরে রাখতে পারবেন। কিন্তু আপনি যদি চার্জ নিয়ে থাকেন তবে আপনাকে আরো সতর্ক হতে হবে যাতে ইভেন্টটি অস্ফল না হতে পারব। আপনার প্রাক্তন শিক্ষার্থীদের জন্য দরকারী, প্রাসঙ্গিক এবং আকর্ষণীয় এমন ইভেন্টগুলোই সরবরাহ করা ভালো হবে। অ্যালামনাইদের চাহিদা ও আগ্রহের দিকে খেয়াল রাখুন যাতে আপনি তাদের ইন্টারেস্টের জায়গা এবং প্রয়োজনগুলি বুঝতে পারেন এবং সে অনুযায়ী ইভেন্টগুলি তৈরি করতে পারেন।

ক্রিয়েটিভ হওয়া এবং পরিকল্পনা বাস্তবায়ন

ইংরেজিতে একটি প্রবাদ আছে যে, কঠোর পরিশ্রম করো না, বুদ্ধি খাটিয়ে পরিশ্রম করো। কথাটি কিন্তু অনেক ক্ষেত্রে কাজে লাগাতে পারেন। আপনার ইভেন্টটি সফল হওয়ার জন্য বিশাল পরিসরে হতে হবে না। এটিকে ছোট রেখে আপনি ইউনিক কিছু প্রোগ্রাম রেখে আকর্ষণীয়ভাবে তৈরি করতে পারেন।
আর অবশ্যই যেকোন পরিকল্পনার সফলতা হচ্ছে তার বাস্তবায়নে। আপনি একটি অনেক সুন্দর পরিকল্পনা করেও বাস্তবায়ন করতে যদি ব্যর্থ হোন তবে আপনার পণ্ডশ্রম হবে। এটি কারোরই কাম্য নয়। সুতরাং অবশ্যই আপনার পরিকল্পনা বাস্তবায়নের জন্য একটি দক্ষ কমিটি গঠন করুন, সেখানে রাখতে পারেন কিছু অ্যালামনাইকেও।
অ্যালামনাই ইভেন্ট গুলো শুধু তাদেরকে নিজেদের মধ্যে সংযুক্ত রাখে তা নয় আপনার প্রতিষ্ঠান কেউ অনেক সুযোগ সুবিধা এনে দেয়। আর একটি সফল ইভেন্ট হোস্টিং এর মাধ্যমে এলামনাই নেটওয়ার্ক এর সর্বোচ্চ ব্যবহার করা সম্ভব। তাই অ্যালামনাই ইভেন্ট পরিচালনা করার জন্য একটু বাড়তি সময় নিয়েই নাহয় পরিকল্পনা করুন। আপনিও একটি সফল ইভেন্ট করতে পারবেন এবং যাদের জন্য করছেন তারাও একটি চমৎকার সময় কাটিয়ে যেতে পারবে।

About Graduate Network

Graduate Network is the vision of some influential alumni, scholars, community leaders from different alumni associations, universities, & organizations for them and for you.